Comment j'utilise Remember The Milk

Publié le dim. 26 février 2017 dans Divers

Cela fait plusieurs années que j'ai un compte sur le site Remember The Milk (RTM). Ce site permet de créer et gérer des listes de tâches, comme de nombreux outils de gestion listes de tâches (tasklists ou todo-lists). Jusqu'ici, je n'avais pas trouvé de manière satisfaisant de m'en servir. En listant tout ce que j'ai à faire, je ne trouvais que deux approches, aucune des deux ne me convenait : soit je faisais une grosse liste dans laquelle j'essayais de piocher la chose à faire (impossible de faire le tri, je finissais par ne rien faire), soit je classais les tâches dans plein de catégories différentes (je passais plus de temps à trier et chercher mes tâches qu'à les réaliser).

Après m'être documenté sur différentes méthodes d'organisation (GTD, kanban, bullet journal, etc) et en ayant expérimenté la plupart d'entre elles sur plusieurs mois, j'ai commencé à entrevoir une méthode qui semble me convenir, à la fois flexible et facile à mettre en œuvre (pas de catégorisation compliquée) et suffisamment cadrée pour faire les choses en temps et en heure...

J'utilise RTM pour cela, mais d'autres outils pourraient certainement convenir.

Particularités

Avant toutes choses, il est nécessaire de préciser une chose : je suis un travailleur indépendant, ma vie privée et ma vie professionnelle s'entremêlent beaucoup : je gère donc mes tâches personnelles et mes tâches professionnelles dans les mêmes conteneurs.

La plupart de mes tâches sont liées à du travail sur ordinateur et j'ai un seul ordinateur : ma localisation importe peu, c'est plutôt mon niveau de fatigue (ou plutôt ma capacité de concentration) qui conditionne la possibilité de travailler sur une tâche. Je liste cependant aussi certaines tâches qui ne sont pas liées à du travail sur ordinateur.

Je me sers également de RTM pour les tâches récurrentes, dont les dates futures peuvent être planifiées facilement. Enfin, je peux aussi m'en servir pour prendre des notes qui ne sont pas nécessairement des tâches à réaliser...

J'utilise actuellement la version gratuite de RTM, mais j'envisage de passer à la version payante afin de profiter de ses fonctionnalités spécifiques : sous-tâches, couleurs des étiquettes, notifications et widgets sur mobile... Ma façon d'utiliser RTM sera légèrement différente avec la version payante, je détaillerai alors ci-après ce que j'envisage de faire dans ce cas...

Répartition en listes

Une liste principale

J'ai tout d'abord créé une liste appelée « 1- Tasks pool », qui contient l'intégralité des tâches non récurrentes que j'ai à faire, que ce soit dans un futur proche ou lointain. Cette tâche est un "joyeux mélange" de tout ce que je peux avoir à l'esprit, afin de ne plus avoir besoin de retenir quelque tâche que ce soit.

Dès que je me souviens de quelque chose à faire ou dès que j'ai une nouvelle tâche, c'est là-dedans que j'ajoute une entrée. D'ailleurs, c'est cette liste que j'ai choisie comme "liste par défaut" dans les paramètres de RTM.

On notera que j'ai préfixé le nom de cette liste par le chiffre 1 : cela permet de s'assurer qu'elle sera la première dans ma liste de tâches.

Les idées pour plus tard

Je suis un homme plein d'idées, plein de projets. Pour ne pas oublier toutes ces idées qui me passent par la tête, je les note dans une liste appelée « 2-Petits projets futurs ». Cette liste me permet de m'alléger l'esprit et de m'assurer que je retrouverai ces idées plus tard, quand j'aurai un peu de temps pour faire de nouvelles choses.

Je vais peut-être aussi un jour créer une liste « 3- Grands projets », qui contiendrait les idées plus complexes à mettre en œuvre, des projets de vie ou des projets entrepreneuriaux par exemple.

Les tâches programmées et récurrentes

Il y a certaines tâches ponctuelles que je sais devoir faire à un moment précis (des mises à jour de serveurs pour un client particulier, par exemple). Afin de les sortir de mon esprit, je place ces tâches dans la liste « 8- Programmé », avec une date d'échéance. De cette manière, elles apparaîtront clairement le jour où il faudra les réaliser, sans qu'elles n'encombrent la liste globale.

Certaines tâches répétitives font également partie des choses à faire (déclarer mes revenus à l'URSSAF, par exemple, ou encore faire le suivi de mes dépenses perso). Pour celles-ci, j'utilise la liste « 9- Tâches récurrentes ». Celle-ci ne contient que des tâches qui reviennent régulièrement : soit elles reviennent à une fréquence fixe (déclaration URSSAF « tous les trois mois »), soit après la réalisation du précédent (comptes « 20 jours après la fois précédente »).

Notes et autres

Tout ce qui ne relève pas de tâches à réaliser est consigné dans des listes préfixées par des lettres. Pour le mooment j'en ai deux : « A- Notes pour plus tard » qui contient quelques trucs auxquels je pense et que je pourrais vouloir utiliser plus tard et « B- Wishlist » dans laquelle je consigne ce dont j'ai envie (pour d'éventuels cadeaux futurs... ou achats "plaisir" pour moi-même).

Étiquettes

RTM permet d'attribuer une ou plusieurs étiquettes à une tâche. J'utilise pour ma part les étiquettes afin de regrouper les tâches similaires. Parmi mes étiquettes, on peut retrouver « articles » pour les idées d'articles de magazines, « blog » pour les idées d'articles de blog, les noms de mes clients les plus importants pour les tâches liées à chacun d'entre eux... Lorsque je passerai en version « pro », je pourrai définir une couleur différente pour chaque étiquette, ou pour chaque type d'étiquette (donner la même couleur aux étiquettes liées à mes clients par exemple). En version gratuite, toutes les étiquettes sont vertes.

Un autre usage que j'ai actuellement des étiquettes est lié aux projets : à chaque projet important que je réalise (qu'il soit personnel ou professionnel, qu'il soit pour moi-même ou pour un client), je crée une étiquette « proj-XXX ». De cette manière, je peux rapidement voir la liste des tâches nécessaire pour mener ce projet à bien. Il est possible que cet usage change lorsque je passerai à la version « pro » : étant donné que celle-ci permet de créer des sous-tâches, j'envisage de remplacer ces étiquettes par des tâches, une tâche par projet et autant de sous-tâches que nécessaire pour le mener à bien.

Listes intelligentes

Une des fonctionnalités vraiment intéressantes de RTM, c'est les listes intelligentes : il s'agit de sauvegarder des paramètres de recherche de tâches pour y accéder ultérieurement très facilement.

J'ai actuellement une seule liste intelligente, qui s'appelle « 1- Tasks pool hors projets » et qui correspond à toutes les tâches de la liste « 1- Tasks pool » sauf celles qui ont une étiquettes qui commence par « proj- ». Cette liste intelligente me permet de voir un sous-ensemble de mes tâches à effectuer (10 ou 20 tâches généralement) sans être envahi par toutes les étapes des projets (100 à 150 tâches). Bien sûr, si en passant en « pro » je remplace les étiquettes « proj- » par une organisation en sous-tâches, cette liste intelligente ne me serait plus d'aucune utilité.

Peut-être un jour trouverais-je une utilisation sympa des listes intelligentes, permettant de mieux gérer mes tâches... En tout cas, le blog officiel de RTM contient de nombreux « tips&tricks » qui mettent en œuvre des listes intelligentes, il y a de quoi trouver de l'inspiration !

Au jour le jour...

Du lundi au vendredi, une tâche revient quotidiennement : « Constituer la liste des tâches du jour ». Une fois prêt à travailler, je consulte la liste « 1- Tasks pool hors projets » ainsi que les étiquettes qui commencent par « proj- » ; je choisis alors quelques tâches sur lesquelles je souhaite travailler dans la journée et je note cette tâche comme terminée.

Je place alors la date d'échéance de ces tâches à aujourd'hui (dans RTM, cela se fait grâce à un simple glisser-déposer) et je passe le reste de la journée sur la page des tâches à finir ce jour. J'ai donc sous les yeux une liste courte de choses à faire dans la journée. Dans cette liste, je retrouve aussi les tâches récurrentes qui doivent être réalisées ce jour. Par ailleurs, cette vue inclut également les tâches dont la date d'échéance est dans le passé : j'y retrouve donc parfois des tâches qui ne sont pas encore terminées.

Lorsque je commence une tâche, je me l'attribue à moi-même : de cette manière, l'icône me représentant apparaît en préfixe du nom de la tâche. Une autre possibilité serait d'utiliser une étiquette pour cela, je ne sais pas si ce serait mieux ou moins bien.

Lorsque je termine une tâche, je la note bien sûr terminée, rien de bien exceptionnel à ce niveau-là. Mais en fin de journée, si certaines tâches ne sont pas terminées, j'ai deux possibilités : soit je les laisse telles quelles (pour les continuer le lendemain), soit j'enlève la date d'échéance afin qu'elles se retrouvent simplement dans la liste globale ; dans le second cas, je peux y revenir un autre jour, tout en ayant un retour visuel clair tous les matins sur le fait que ce sont des tâches déjà commencées, elles sont faciles à distinguer parmi les autres avec l'icône en préfixe.

Le vendredi, j'ai également une tâche programmée « Constituer la liste des tâches du week-end », qui me rappelle de décider de trois ou quatre choses sur lesquelles je pourrai avancer dans le week-end : je pioche alors des choses qui sont plutôt liées à ma vie privée (travaux de la maison, tri de photos, etc).

Commentaires
Il n'y a aucun commentaire sur cet article.

Écrire un commentaire